Deze mini-cursus zit niet alleen vol met praktische tips en wetenswaardigheden. Een beetje achtergrondinformatie leveren we er soms ook bij, zodat je begrijpt waar bepaalde cultuurverschillen vandaan komen. Zo krijg je meer begrip voor de Duitse cultuur en misschien zelfs ook voor je eigen manier van reageren.
Er zijn 9 dagen. Je mag het direct bekijken, of je ontvangt in de volgende dagen kleine “hapjes” met wat extra interculturele cadeautjes erbij.
Dag 1: Een vreemde zaak… de invloed van cultuur
Je merkt het zodra je de grens met Duitsland oversteekt: de ramen hebben rolluiken, de mensen gaan net even anders gekleed. En niet te vergeten het rode stoplicht, waarvoor iedereen netjes staat te wachten, zelfs als er wijd en zijd niemand te bekennen is. Veel dingen die op het eerste gezicht vertrouwd aanvoelen, zijn op het tweede gezicht anders. De oorzaak hiervoor ligt in de cultuur.
Wat is eigenlijk cultuur?
Er zijn allerlei definities van cultuur en metaforen om cultuur te beschrijven. Ze hebben een ding gemeen: ze gaan ervan uit dat slechts een klein deel van een cultuur zichtbaar is. Dat zijn bijvoorbeeld de rolluiken voor de ramen, de iets andere mode of de mensen die voor het rode stoplicht blijven staan. Een veel groter deel van een cultuur is echter onzichtbaar. Dat zijn de normen, waarden en mentaliteit. Deze zijn historisch gegroeid, diep verankerd en worden – bewust en onbewust – van generatie op generatie doorgegeven. Ze zijn dus niet aangeboren, maar aangeleerd. Ze beïnvloeden hoe we de wereld om ons heen waarnemen en hoe we dingen doen. En: ze voelen zo normaal en vanzelfsprekend aan, dat we er normaal gesproken niet bij stilstaan. Dat doen we pas als we in contact komen met mensen uit een andere cultuur – bijvoorbeeld wanneer je gaat werken in Duitsland. De spelregels die je ooit hebt geleerd om je binnen je eigen cultuur soepel te bewegen en waarover je normaal gesproken niet nadenkt, werken niet meer. In Duitsland zijn de spelregels nu eenmaal anders. Logisch, want Duitsland kent een andere historische ontwikkeling en dus gedragen Duitsers zich anders en hebben ze een andere mentaliteit ontwikkeld. Die leer je de komende dagen kennen.
Net als bij een ijsberg is slechts een klein deel van een cultuur – ons gedrag – zichtbaar; het grootste deel – onze normen, waarden en mentaliteit – is onzichtbaar, maar beïnvloed wel het zichtbare deel.
Stap uit je comfortzone
Het leren kennen van een andere cultuur is net een kleine ontdekkingsreis. Op elke hoek staat je een nieuwe, onbekende uitdaging te wachten. Wat bij het lezen van deze mini-cursus vermakelijk is, kan in werkelijkheid behoorlijk vermoeiend zijn. Het duurt een poosje voor je gewend raakt aan een andere manier van doen. In deze periode kun je je onzeker, verward of zelfs gestrest voelen. ‘Cultuurschok‘ noemen ze dit wetenschappelijk onderzochte fenomeen. Wees gerust: het is niets waarover je je veel zorgen hoeft te maken! Het overkomt iedereen die in het buitenland gaat werken of wonen.
Cultuurschok – een emotionele achtbaan
Een cultuurschok bestaat uit 5 fases, die meestal als curve worden afgebeeld:
1. Euforie
In de eerste fase, de euforie-fase, vinden we alles fantastisch. Je verheugt je op je nieuwe baan, misschien ook op de verhuizing naar het andere land. De verwachtingen zijn hooggespannen, je bekijkt alles door een roze bril.
2. Depressie
In de tweede fase, de cultuurschok-fase, voel je je steeds ongemakkelijker. Het nieuwe is er wel vanaf, er ontstaan eerste misverstanden. Je voelt je steeds onzekerder, je raakt geïrriteerd en gefrustreerd.
3. Het komt weer beter
In de derde fase, de acculturatie-fase, gaat het weer beter. Ervaringen worden gerelativeerd en de hooggespannen verwachtingen uit de begintijd worden realistischer. Je begint je aan de andere cultuur aan te passen.
4. Scherper zien en begrijpen
In de vierde fase, de evenwicht-fase, valt alles langzamerhand op zijn plaats. Je voelt je steeds meer thuis in de andere cultuur en integreert deze in je dagelijks leven.
5. Euforie, Depressie en een begrip voor twee culturen
De vijfde fase is de terugkeer-cultuurschok-fase die je krijgt als je teruggaat naar Nederland, bijvoorbeeld omdat je weer in Nederland gaat werken. Dan herhalen de vier fasen zich.
Het werkelijke verloop van de curve is individueel verschillend en hangt er onder meer vanaf welke interculturele ervaring je al hebt, hoe vertrouwd je bent met de andere cultuur en of je naar Duitsland verhuist of ’s avonds teruggaat naar huis in Nederland. Ben je als grenspendelaar alleen voor je werk in Duitsland, dan blijft je sociale leven bij het oude en beperkt de cultuurschok zich ‘alleen’ tot je werk. Wanneer je naar Duitsland verhuist en bijvoorbeeld kinderen in Duitsland op school gaan, dan word je met meer veranderingen geconfronteerd en kan de curve steiler zijn. Of je nu alleen gaat werken of ook gaat wonen in Duitsland, de cultuurschok gaat normaal gesproken gewoon weer over en, zoals je in het Duits zegt: “Alles wird gut”.
Er zijn veel kleinere en grotere cultuurverschillen met Duitsland, maar eentje springt er met kop en schouders bovenuit: de hiërarchische verhoudingen zijn in Duitsland steiler dan in Nederland. De komende dagen zullen we ons hiermee bezighouden en steeds een ander aspect belichten. Vandaag is dat de invloed van de steilere Duitse hiërarchieën op de manier van omgaan met elkaar.
Blijf formeel en zeg maar ‘u’
Het is echt zo: in Duitsland wordt veel meer en veel langer ‘u’ (‘Sie’ in het Duits) gezegd dan in Nederland. In meer conservatieve branches kan het zelfs gebeuren dat collega’s jarenlang ‘u’ en ‘Herr’ of ‘Frau’ blijven. In Nederland ondenkbaar, daar is zelfs de directeur al snel ‘je’ en ‘jij’. Door iemand met ‘u’ aan te spreken, geef je in Duitse ogen blijk van respect en ook de ruimte om een zekere afstand te bewaren. Dit heeft weinig te maken met iemand aardig vinden en waarderen – je kunt in Duitsland de grootste lol met iemand hebben en tegelijkertijd ‘u’ zeggen.
Weliswaar zijn er in Duitsland – afhankelijk van de branche en de leeftijd – inmiddels lichte verschuivingen gaande. Toch geeft een meerderheid van de Duitsers de voorkeur aan een formelere omgang dan we in Nederland gewend zijn. Hoe hoger in de hiërarchie, hoe langer hieraan wordt vastgehouden. Ook is er een duidelijk afgebakende overgang van ‘Sie’ naar ‘Du’: de hogere in rang, de oudere in leeftijd of, in een klant-leverancier-relatie, de klant stelt officieel voor om in het vervolg ‘je’ te zeggen. Dus: zeg in eerste instantie ‘Sie’ en wacht tot het ‘Du’ wordt aangeboden. Dat voorkomt gefronste wenkbrauwen.
Steek je licht niet onder de korenmaat
Anders gezegd: in Duitsland mag, nee moet je je hoofd soms gewoon boven het maaiveld uitsteken. Met een Nederlands ‘doe maar gewoon, dat is al gek genoeg’ kom je er in Duitsland niet. De Duitse samenleving is assertiever en competitiever – goede prestaties worden gewaardeerd én mogen getoond worden. Dat begint al op school (de ‘zesjescultuur’ is in Duitsland onbekend) en geldt ook voor het beroepsleven. Statussymbolen als grote auto’s, maar ook academische titels zijn een teken van succes en onlosmakelijk verbonden met iemands naam. Heeft je Duitse collega, leidinggevende of zakenpartner een dr.-titel? Dan is het zaak om hem of haar aan te spreken met ‘Herr Doktor’ respectievelijk ‘Frau Doktor’ en de titel niet per ongeluk te vergeten.
Achtergrondinformatie
In Duitsland zijn rollen sterker gescheiden en wordt op het werk veel waarde gehecht aan een professioneel optreden. Dit heeft te maken met cultuurhistorische ontwikkelingen (hierover morgen meer) en is mede-beïnvloed door kerkhervormer Luther met zijn leer van een ‘innerlijk’ en een ‘uiterlijk’ rijk. Binnenshuis concentreerde men zich op zijn privéleven en zijn geestelijk welzijn, buitenshuis concentreerde men zich op zijn werk en op de inhoud ervan. Deze scheiding zien we nog steeds in de Duitse samenleving, waar werk en privé duidelijk scherper van elkaar zijn gescheiden dan in Nederland en veel andere culturen.
Verder staan in Duitsland de werkzaamheden centraal, gevoelens en een prettige werksfeer zijn minder belangrijk dan in Nederland. Men zegt dan ook dat Duitsers taakgericht en Nederlanders relatiegericht zijn. Persoonlijke banden zijn, anders dan vaak in Nederland, geen voorwaarde om goed met elkaar te kunnen samenwerken. Al kunnen ze de samenwerking ook in Duitsland natuurlijk wél vergemakkelijken!
Vandaag verdiepen we ons verder in de steilere Duitse hiërarchieën. Die hebben namelijk niet alleen invloed op de Duitse manier van omgaan met elkaar, maar ook op de besluitvorming en de vergadercultuur.
Beslissingen van bovenaf
Beslissingen worden in Duitsland meestal top-down genomen. Je beslissingsbevoegdheid is dan ook beperkter dan je wellicht in Nederland gewend bent. Ondergeschikte afdelingen kunnen vaak niet de eindverantwoordelijkheid op zich nemen; die ligt in veel gevallen bij de directie. Besluitvormingsprocedures duren dan ook vaak langer dan in Nederland. Houd hier rekening mee bij het maken van bijvoorbeeld een planning of het voorbereiden van een beleidsvoorstel. Voorkom problemen en stress door een te krappe planning en zorg ervoor dat je weet hoe de procedures in elkaar zitten.
Vergaderingen – bereid je goed voor
Vergaderingen oftewel ‘Besprechungen’ en meetings zijn ook in Duitsland een bekend fenomeen. Toch gaat het er wel iets anders aan toe dan in Nederland. Er wordt vergaderd aan de hand van een agenda, die van tevoren is opgesteld, bekend gemaakt en waaraan men zich houdt – balletjes opgooien tijdens een vergadering wordt in Duitsland niet graag gezien. Er is minder ruimte voor brainstormen en informeel uitwisselen van gedachten en meer aandacht voor het vinden van oplossingen voor concrete problemen. Zijn problemen opgelost en beslissingen genomen, dan wordt er meestal niet meer aan getornd – voortschrijdend inzicht is in Duitsland een onbekend fenomeen.
Van medewerkers wordt verwacht dat ze de vergaderstukken vooraf hebben doorgenomen en tot in de puntjes zijn voorbereid. Dit komt de efficiëntie van vergaderingen ten goede, waardoor Duitse vergaderingen wat gestructureerder en korter zijn.
De zitorde aan de Duitse vergadertafel is vaak een afspiegeling van de hiërarchische verhoudingen: in het midden zit de directeur dan wel degene die de beslissingen neemt met zijn assistent aan de ene kant (meestal de rechterkant) en een expert aan de andere kant – deze personen hebben overigens geen beslissingsbevoegdheid. De rolverdeling is dus in één oogopslag zichtbaar. Dat is niet alleen helder, maar zorgt bij Duitsers ook voor een goed gevoel.
Achtergrondinformatie
In Nederland bestaat van oudsher een pragmatische omgang met hiërarchieën. Dit gaat terug op de strijd tegen het water, waarin verschil tussen rangen en standen van secundair belang was. Latere ontwikkelingen als de sterke burgerij en het calvinisme versterkten deze trend.
In Duitsland had juist de adel duidelijk meer macht en invloed en was de burgerij beduidend zwakker. Ook het katholicisme zorgde in grote delen van Duitsland voor hiërarchischer verhoudingen, een verschijnsel dat je ziet in veel landen met een (overwegend) katholieke achtergrond. Verder speelt de Duitse behoefte aan structuren en geordendheid een rol (hierover meer op dag 6). Hiërarchieën zorgen voor een veilig gevoel en een werkomgeving waar iedereen weet waar hij of zij aan toe is. Tot slot hebben de Pruisische discipline en gehoorzaamheid – eigenschappen die niet alleen in het leger, maar ook tijdens de opkomende industrialisering in de 19e eeuw van groot belang waren – een blijvende rol gespeeld.
Ga er even rustig voor zitten, pak er een kop koffie of thee bij – we gaan verder met onze ontdekkingstocht door de Duitse werkcultuur. Vandaag staat het onderwerp ‘Leiding geven en leiding krijgen’ op het programma.
Beantwoord om te beginnen voor jezelf in gedachten de volgende vragen:
- Hoe spreek je je leidinggevende aan: met de voornaam of met ‘meneer’ of ‘mevrouw’ plus achternaam en eventueel academische titel?
- Verwacht je van je leidinggevende dat deze casual gekleed of in een duur pak of kostuum naar kantoor komt?
- Hoe zou jij het vinden als je leidinggevende met een Audi A8 naar kantoor komt in plaats van met de fiets?
- Voel je je prettig bij duidelijke instructies over wat je moet doen of verwacht je dat je leidinggevende je de ruimte geeft om zelfstandig te werken?
Je antwoorden zijn niet alleen afhankelijk van je persoonlijke voorkeur, maar vaak ook van je cultuur.
De rol van leidinggevenden in Duitsland
Je leidinggevende zit tijdens de lunchpauze in de kantine aan een aparte tafel met andere leidinggevenden – een vreemd idee? In Duitsland niet. Aan de andere kant van de grens is de afstand tussen leidinggevenden en medewerkers groter dan in Nederland. Aan het automerk, de grootte van het eigen kantoor en de inrichting kun je vaak meteen zien wie een leidinggevende positie heeft. Hoe conservatiever de branche of de organisatie, des te duidelijker zijn status en bijbehorende statussymbolen zichtbaar. Ze zijn een geaccepteerd teken van succes. Weliswaar zijn er ook in Duitsland verschuivingen gaande en hebben kleine bedrijven, start-ups en de creatieve branche vaak een platte(re) organisatie, het gros van de bedrijven en organisaties is in Duitsland hiërarchischer dan in Nederland.
Duitse leidinggevenden zijn besluitvaardig, analytisch en beschikken over een groot doorzettingsvermogen – de Duitse cultuur is prestatiegerichter en dat geldt zeker voor leidinggevenden. Ze zetten niet alleen de grote lijnen uit en nemen besluiten, maar geven ook duidelijker leiding dan hun Nederlandse collega’s: ze structureren en monitoren de werkzaamheden van hun medewerkers strakker. Kortom: hij of zij is meer de ‘baas’ die de besluiten neemt – en van hun medewerkers verwacht dat deze de beslissing volgen.
Ter zake kundig
Dit heeft er ook mee te maken, dat Duitse leidinggevenden vaak specialist zijn op een bepaald gebied en in de loop der tijd leidinggevende taken hebben gekregen. Ze zijn ter zake kundig – Duitse medewerkers gaan er dan ook van uit dat hun manager (technische) vragen kan beantwoorden. In dat opzicht hebben ze een andere verwachting aan hun leidinggevenden dan Nederlandse medewerkers, voor wie dit aspect meestal niet zo belangrijk is. Qua vakkennis leunen Duitse managers dan ook minder op hun medewerkers dan Nederlandse leidinggevenden.
Andere leiderschapsstijl – andere verwachtingen
Duitse leidinggevenden hebben dus andere verwachtingen aan hun medewerkers en omgekeerd hebben Duitse medewerkers andere verwachtingen aan hun leidinggevenden. Dit heeft natuurlijk gevolgen voor de omgang en de communicatie (daarover morgen meer), die minder ‘op ooghoogte’ is dan je in Nederland gewend bent. De nadruk ligt minder op consensus en meebeslissen, waardoor er ook minder ruimte is voor discussie. Daarvoor in de plaats krijg je vaak heldere structuren en weet je precies waar je aan toe bent.
Of het nu gaat om de manier van leidinggeven of om iets anders, andere verwachtingen zijn een bron van misverstanden. Dit geldt natuurlijk ook binnen je eigen cultuur, maar zeker als je werkt met mensen uit een andere cultuur. Dus als iets in jouw ogen vreemd overkomt, check dan eerst je eigen verwachtingen. Op die manier kun je misverstanden in een ander licht zien of met een beetje goede wil oplossen.
Zit je er klaar voor? Vandaag houden we ons bezig met communicatie, dus met de manier waarop we met elkaar spreken en een boodschap overbrengen. Je raadt het al: ook op dit punt zijn er verschillen tussen Duitsers en Nederlanders.
Verborgen boodschappen
Als we met elkaar praten, brengen we boodschappen over. We vragen of iemand ons een voorwerp kan geven, we vragen naar de weg of we willen iemand ergens op wijzen. Dat doen we niet alleen met woorden, maar ook met onze gezichtsuitdrukking, met gebaren en met de toon waarop we spreken. De concrete boodschap noemen we het inhoudelijke aspect, bijvoorbeeld een waterfles die we van iemand willen hebben. Maar in de manier van vragen klinkt nog iets anders door: de sociale relatie met de andere persoon. Dit noemen we het relationele aspect.
We blijven nog even bij het voorbeeld van de waterfles. Een puur inhoudelijke vraag klinkt bijvoorbeeld zo: “Geef mij de waterfles”. Een vraag waarin het relationele aspect een rol speelt, klinkt zo: “Zou je zo vriendelijk willen zijn om mij de waterfles te geven?” of “Zou je mij alsjeblieft de waterfles willen geven?”.
In het Nederlands is de laatste manier van vragen gebruikelijk en beleefd. We gebruiken het werkwoord ‘zouden’ en voegen er ‘graag’, ‘alsjeblieft’ of ‘zo vriendelijk willen zijn’ aan toe – dit om te voorkomen dat iemand een vraag als een bevel zou opvatten. De aangesproken persoon kan ook met ‘nee’ antwoorden, al zal dat in de praktijk niet zo vaak voorkomen. Met andere woorden: we doen er alles aan om de relatie prettig te houden en iemand een gevoel van gelijkwaardigheid te geven. Binnen de Nederlandse cultuur is dat heel belangrijk.
In Duitsland is het vaak voldoende om ‘alsjeblieft’ toe te voegen aan een inhoudelijke vraag: “Geef mij alsjeblieft de waterfles” is in het Duits een beleefde vraag. Meer heb je niet nodig om ergens om te vragen of – op het werk – iemand een instructie te geven. Geen enkele Duitse medewerker voelt zich bij een dergelijk verzoek beledigd – hij of zij zal het gewoon doen. Duitsers zijn, het kwam gisteren al ter sprake, sterk inhoudelijk gericht, terwijl Nederlanders in vergelijking wat relatiegerichter zijn.
Dit verschil in communicatie met Duitsers is van groot belang en het is belangrijk dat je het kent en begrijpt. Duitsers hebben een voorkeur voor helder en stellig taalgebruik. Dat past bij de meer inhoudelijke gerichtheid en ook bij de meer hiërarchische verhoudingen binnen de Duitse werkcultuur.
Duidelijke taal
Zelfspot en understatement zijn in Nederland heel gebruikelijk om te voldoen aan het gebod van bescheidenheid. Zo is het helemaal niet ongebruikelijk om te zeggen dat je ‘ergens best wel een beetje verstand van hebt’. Binnen de Nederlandse context begrijpt iedereen dan heus wel dat je in principe het tegenovergestelde bedoelt en je ergens juist veel kennis van hebt. In Duitsland kom je met dergelijke formuleringen niet ver – de kans bestaat dat ze letterlijk worden opgevat! Precies wat je niet wilde …. Laat in gesprekken met je Duitse collega, leidinggevende of zakenpartner dus verkleinwoordjes, understatement en zelfspot achterwege. In Duitsland noem je de dingen bij hun naam – niet meer, maar ook niet minder. Natuurlijk zijn er verschillen tussen de branches, maar over het algemeen geldt: blijf zakelijk, kort en krachtig.
Mannelijke en vrouwelijke manier van communiceren
Volgens de Nederlandse cultuurwetenschapper Geert Hofstede is de Nederlandse samenleving bijzonder feminien, terwijl de Duitse veel masculiener is. Hiermee bedoelt hij dat van Nederlandse vrouwen én mannen vooral verwacht wordt dat ze zorgzaam zijn, emoties mogen tonen en bescheiden optreden. Dit komt ook terug in de manier van communiceren, bijvoorbeeld door verkleinwoordjes te gebruiken (gezellig met een collegaatje een kopje koffie drinken met een koekje of taartje erbij) en ook verbaal te benadrukken hoe gewoon we zijn en gezellig we het hebben. In Duitsland zijn de sociaal-culturele verwachtingen aan mannen en vrouwen anders en wordt met name van mannen verwacht, dat ze buitenshuis assertiever en competitiever optreden. De manier van communiceren is dan ook veel directer en zonder omhaal – veel mannelijker dus.
Herinner je je nog aan de ijsberg op de 1e dag van deze mini- cursus? Op alle gebieden die de afgelopen dagen de revue zijn gepasseerd, kun je een duidelijk verschil zien tussen zichtbare en onzichtbare aspecten van de Duitse cultuur. Zichtbaar zijn bijvoorbeeld de manier van leidinggeven en van communiceren, de besluitvorming of het statusbewustzijn. Onzichtbaar zijn de normen en waarden die aan deze aspecten ten grondslag liggen, zoals respect, plichtbewustzijn of verantwoordelijkheid. Natuurlijk bestaan deze waarden ook in Nederland! Zij worden in Duitsland echter anders tot leven gebracht en hebben een andere prioriteit.
Gefeliciteerd, je bent over de helft! Vandaag lichten we er een onderwerp uit waarvan we denken dat je het wel weet – en toch zorgt het vaak voor wrijving in contact met Duitsers. Dat komt omdat de omgang met regels, structuren en overheidsinstanties anders is dan in Nederland.
Duitsers houden van structuren en regels – en leven deze na
De meeste mensen kennen wel het verhaal van Duitsers die midden in de nacht bij lege straten blijven wachten voor een rood stoplicht. Het is een cliché, maar feit is wel dat regels en voorschriften sterker dan in Nederland worden nageleefd. De zin en onzin van regels worden minder snel ter discussie gesteld en er is minder ruimte voor interpretatie. Duitsers kunnen enorm precies zijn in hun manier van doen en laten. Ook is het in Duitsland veel gebruikelijker om alles vast te leggen, variërend van gespreksnotities tot hele protocollen. Die dan natuurlijk in het uitgebreide archief worden opgeslagen. Hierdoor reageert men in Duitsland vaak minder pragmatisch dan je als Nederlander gewend bent én is er minder ruimte voor flexibiliteit en het bekende Nederlandse ‘gaat goedkomen’. Houd hier dus rekening mee bij het samenwerken met Duitsers en wees bereid om aan de grotere behoefte aan regels en structuren tegemoet te komen.
Zorg voor een ‘gründliche’ projectplanning
Planning is niet alleen bij het maken van afspraken belangrijk. Ook bij het plannen van een project gaan Duitsers over het algemeen grondiger en gedetailleerder te werk dan Nederlanders. Houdt men in Nederland bij voorkeur zo lang mogelijk alle opties open – ook na de besluitvorming –, bedenkt men in Duitsland liever vooraf alle eventualiteiten en wat er in een dergelijk geval gedaan zou moeten worden. Meer dan Nederlanders proberen Duitsers onzekerheden of risico’s door een goede planning te voorkomen of te verminderen. De duivel zit ten slotte in de details! Bijsturen dankzij voortschrijdend inzicht en met een ‘daar komen we wel uit als het zover is’ heeft niet echt de Duitse voorkeur. Zorg dus liever voor een gedegen planning, daarmee kom je tegemoet aan de Duitse behoefte aan zekerheid. En ach, zo gek is het ook niet om knelpunten voortijdig te analyseren en uit de weg te ruimen.
Inhaalslag bij digitalisering
Op het gebied van digitalisering loopt Duitsland achter op veel landen. De aanleg van glasvezelkabels voor snel internet is, zeker op het platteland (en er is in Duitsland veel platteland), nog niet zover gevorderd als in Nederland. Ook in het bedrijfsleven en vooral bij de overheid staat het uitwisselen van gegevens via digitale systemen nog in de kinderschoenen. Dit heeft gevolgen voor de communicatie met bedrijven en overheidsinstanties – lang niet altijd en overal is het mogelijk om via internet contact op te nemen. In contact met de overheid zul je merken dat je formulieren vaak per post toegestuurd krijgt – die je dan ook weer per post moet terugsturen. Ook in bijvoorbeeld de zorg, het onderwijs en bij dienstverleners als banken loopt de digitalisering in vergelijking met Nederland achter. Zo is elektronisch bankieren in Duitsland minder gebruikelijk dan in Nederland. En de fax? In Nederland inmiddels een museumstuk, maar bij Duitse bedrijven en overheidsinstanties nog steeds een belangrijk communicatiemiddel. Weliswaar is er als gevolg van de corona-crisis een inhaalslag gaande, maar het zal nog lang duren voor Duitsland de achterstand heeft ingehaald.
Achtergrondinformatie
Duitsers lopen vaak niet voorop bij het volgen van maatschappelijke en politieke ontwikkelingen. Ze houden niet zo van onzekerheid en reageren vaak aarzelend op veranderingen. De reden hiervoor ligt in het verleden. De twee wereldoorlogen en de roerige tijd ertussenin met politieke chaos, massale werkloosheid en hyperinflatie heeft zich in het Duitse collectieve geheugen vastgezet. Hierdoor is een vorm van angst voor negatieve gevolgen van veranderingen ontstaan. Het bespioneren van de bevolking tijdens de oorlogsjaren en in de DDR leidt nog steeds tot een grote terughoudendheid in het omgaan met en delen van digitale gegeven. Nieuwe dingen uitproberen en dan wel zien waar het schip strandt, is er dan ook niet bij. Liever gaat men risico’s uit de weg, bijvoorbeeld door strakke regelgeving en gedetailleerde planningen.
We stomen door in deze 9-daagse mini-cursus. Ben je inmiddels al een of meerdere factoren tegengekomen, die voor jou nieuw of ongewoon zijn? Het thema van vandaag is ‘feedback‘ en ‘kritiek aanspreken’. Een gevoelig onderwerp waar snel misverstanden kunnen ontstaan als gevolg van verkeerde interpretaties.
Hogere conflictbereidheid
Net als Nederlanders nemen ook Duitsers geen blad voor hun mond. Maar waar Nederlanders nog proberen om kritiek te verzachten of in ieder geval te wachten tot ze onder vier ogen kunnen praten, hebben Duitsers er over het algemeen minder moeite mee om kritiek rechtstreeks te uiten in het bijzijn van anderen. In Duitsland is het inhoudelijke aspect belangrijker dan het relationele aspect van de boodschap (zie ook dag 5 onder ‘verborgen boodschappen’). Bovendien wordt van een beetje professional op de werkvloer verwacht dat hij of zij professioneel met kritiek omgaat.
Of-of in plaats van en-en
Nederland is een land van compromissen, niet van scherpslijpers. Logisch dat het stug vasthouden aan de eigen mening dan niet graag gezien wordt. Dat leidt immers tot ruzie en conflicten – dat past niet bij het streven om er samen uit te komen. In Duitsland is dat anders. Duitsers zijn, het kwam al vaker ter sprake, sterkt op de inhoud gericht. Duitse medewerkers zijn vaak goed opgeleid, hebben uitstekende vakkennis en vakmanschap in huis, zijn analytisch en goed in het bedenken van oplossingen voor problemen. Logisch argumenteren staat daarbij voorop. Bij problemen zoeken Duitsers niet de optimale, maar de beste oplossing – voel je het verschil? Om die ene beste oplossing te bereiken, gaan ze ook meningsverschillen niet uit de weg.
In discussies zullen Duitsers dan ook proberen om hun mening door te zetten – als het moet met stemverheffing en emoties. Nu is ook de Nederlandse discussiecultuur de afgelopen jaren wel wat emotioneler geworden, maar Duitsers zijn veel stelliger bij het naar voren brengen en verdedigen van argumenten. Daarbij schuwen ze vakjargon niet, als teken dat ze het onderwerp en hun gesprekspartner serieus nemen. Op Nederlanders komt dit juist opgeblazen over, gewend als ze zijn aan ‘gewonemensentaal’. De Duitse stijl van discussiëren staat dus haaks op de Nederlandse stijl, die er vooral op gericht is om de relatie goed te houden. In Duitsland is het statusbewustzijn echter hoger – ook in discussies.
Omgang met fouten
Ken je het spreekwoord ‘waar gehakt wordt, vallen spaanders’? Je hoort het nog wel eens op de werkvloer als iemand een fout heeft gemaakt. De achterliggende boodschap is dat iedereen z’n best doet, fouten nu eenmaal kunnen gebeuren en niet met opzet worden gemaakt. In Duitsland kan het gebeuren dat er minder ‘gemakkelijk’ met fouten wordt omgegaan. De Duitse werkcultuur is perfectionistischer dan de Nederlandse, de focus ligt meer op de inhoud en op de prestatie en dat heeft gevolgen voor de omgang met fouten. De angst daarvoor is in Duitsland groter – vermoedelijk is dat ook een van de redenen, waarom er in Duitsland veel minder bedrijven worden opgericht dan in Nederland. Inmiddels heeft men ook in Duitsland erkend dat angst om fouten te maken een remmende factor kan zijn. Daarom zijn veel organisaties en bedrijven bezig om pragmatischer met fouten om te gaan en een positieve ‘Fehlerkultur’ in te voeren.
Fantastisch, dat je nog steeds meedoet en de training volgt! Hopelijk heb je inmiddels al veel waardevolle kennis opgedaan over hoe je beter kunt samenwerken met Duitsers. Vandaag gaan we het hebben over mogelijkheden voor contact buiten werktijd.
Kies het juiste sociale netwerk
Social media worden in Duitsland natuurlijk net zo goed gebruikt als in Nederland. Er zijn echter duidelijke verschillen in de manier waarop.
Hét Duitse zakelijke socialmedianetwerk is niet LinkedIn, maar Xing. Er bestaat een gratis versie, maar die is niet zo uitgebreid als het gratis profiel in LinkedIn. Een Xing-premiumabonnement biedt duidelijk meer mogelijkheden om te netwerken. Het is dan ook de moeite waard om dit te overwegen en meer uit je profiel te halen. Het is overigens niet zo dat je Duitsers op LinkedIn tevergeefs zult zoeken. Er zijn genoeg Duitsers met een LinkedIn-profiel (in Duitsland, Oostenrijk en Zwitserland samen inmiddels 15 miljoen), maar met ruim 18,5 miljoen users in de drie genoemde landen is Xing nog altijd duidelijk groter.
Verder spelen vooral YouTube en Facebook bij de Duitse socialmedia-users de hoofdrol en speelt Twitter maar een bijrol. Zeker op zakelijk gebied is Twitter in Duitsland maar een heel kleine speler. Overweeg dus goed met op welk socialmedianetwerk je actief wilt zijn – dit kan een ander netwerk zijn dan in Nederland.
Scheiding tussen werk en privé
In Duitsland is men niet alleen formeler als het gaat om ‘u’ en ‘jij’ (zie ook dag 1 van deze mini-cursus), er is ook een duidelijkere scheiding tussen werk en privéleven. Op het werk zijn veel Duitsers gereserveerder en formeler en is er minder ruimte voor emoties en humor. Collega’s zijn vooral collega’s en het is minder gebruikelijk om ze bijvoorbeeld op je verjaardag uit te nodigen dan in Nederland. Gesprekken blijven zakelijker en er is minder aandacht voor een ‘gezellig rondje smalltalk’. Ook borrelen op vrijdagmiddag is in Duitsland een onbekend fenomeen.
Verjaardag vieren op z’n Duits
Heb je een uitnodiging gekregen voor een verjaardagsfeestje bij Duitse vrienden of wellicht een collega met wie je bevriend bent geraakt? Dat is niet alleen leuk en een grote blijk van waardering, er ligt ook een intercultureel addertje onder het gras. In Duitsland is het namelijk niet gebruikelijk om de hele ronde te feliciteren met de verjaardag van X. Je feliciteert alleen de jarige en verder niemand anders!
Ben je uitgenodigd rond de klok van drie, half vier ‘s middags? Dan kun je genieten van ‘Kaffee und Kuchen’ oftewel koffie met gebak. Daarbij kun je kiezen uit verschillende soorten taart – meestal zelfgebakken. Het is niet de bedoeling dat je het bij een stuk taart laat, meestal word je met zachte hand aangemoedigd toch minstens nog een stuk ‘Kuchen’ te nemen. Houd er rekening mee dat de stukken taart in Duitsland soms wel dubbel zo groot kunnen zijn dan de bescheiden Nederlandse stukken taart! Eet tussen de middag dus liever een boterham minder…
Wie voor ’s avonds is uitgenodigd met de mededeling dat er ook iets te eten is, doet er goed aan om een flinke honger mee te brengen. Want dat ‘iets te eten’ ontpopt zich meestal tot een uitgebreide barbecue of een buffet met alles erop en eraan! Kortom, Duitse verjaardagsfeestjes zijn uitgebreider dan Nederlandse – dat geldt natuurlijk ook voor de voorbereiding. Om ervoor te zorgen dat de jarige niet dagenlang in de keuken staat, is het zeker onder vrienden heel gewoon als iedereen een steentje aan het buffet bijdraagt en een salade, toetje of iets dergelijks meeneemt.
Bij het meebrengen van een cadeautje blijft echter alles bij het oude: net als Nederlandse jarigen maak je ook Duitse vrienden of collega’s blij met een fles goede wijn, een originele cadeaubon of iets dergelijks.
De laatste dag van de mini-cursus is aangebroken – en daarmee is het tijd om deze mini-cursus af te ronden. Tot nu toe hebben we ons beziggehouden met wat cultuur eigenlijk is en welke culturele verschillen er zijn met Duitsers. Vandaag leer je een methode kennen die je in het dagelijks leven kan helpen om je in het perspectief van iemand anders te verplaatsen en je eigen voorstellingen te checken: DIVE. Deze afkorting staat voor:
Describe – Beschrijven
Interpret – Interpreteren
Verify – Controleren
Evaluate – Beoordelen
Hoe werkt deze methode? Stel, je werkt bij een Duits bedrijf. Je organiseert een meeting met managers van diverse vestigingen. Het is belangrijk dat iedereen komt, omdat de nieuwe strategie besproken wordt. Een Duitse manager antwoordt op de uitnodiging met een kort maar krachtig „Nee, dan kan ik niet”.
Tot zover de beschrijving. Als Nederlander ben je echter gewend aan een uitvoeriger antwoord met een reden waarom iemand niet kan en een toon die wat verzachtender is, bijvoorbeeld „Nou, die dag komt me niet zo heel erg goed uit, want dan heb ik nog andere afspraken staan die ik helaas niet zo snel kan afzeggen”. Je vindt het „Nee, dan kan ik niet“ bot en vraagt je af of de manager misschien een hekel aan je heeft. Verander je nu bewust van perspectief, dan kun je je afvragen welke andere interpretatie er zou kunnen zijn. Misschien herinner je je aan de Duitse voorkeur voor helder en stellig taalgebruik (dag 5). Dan kun je overwegen dat de Duitse manager met zijn korte antwoord duidelijk wilde zijn en geen misverstanden wilde laten ontstaan.
Als volgende stap probeer je om deze interpretatie te controleren. Je kunt andere mensen vragen om hun inschatting en vragen hoe afzeggingen normaal gesproken worden geformuleerd. Hierdoor kun je van oordeel veranderen: ga je ervan uit dat iemand een hekel aan je heeft en daarom bot reageert, dan zul je niet veel tijd meer investeren in een goede relatie. Ga je er echter van uit dat de manager duidelijk wilde zijn, dan zie je de situatie (en de manager!) in een ander licht. Wellicht dat je dan de volgende keer probeert om eerder een afspraak te maken.
Ons advies: ga er bij misverstanden in eerste instantie van uit dat je gesprekspartner goede bedoelingen heeft. Overweeg of cultuurverschillen een rol kunnen spelen. Probeer dan de DIVE-methode uit en kijk of je tot andere inzichten kunt komen.
Dit brengt ons aan het einde van deze mini-cursus. Wij hopen dat je veel nuttige inzichten hebt opgedaan. Hoewel in deze mini-cursus cultuurverschillen centraal stonden, is het de moeite waard om je perspectief te verbreden en “uit te zoomen”. Kijk je namelijk van een afstand naar Nederland en Duitsland, dan zie je dat beide landen soms erg op elkaar lijken, bijvoorbeeld wat betreft werkmentaliteit, stiptheid of organisatie. Als je in het begin te kampen hebt met een – hopelijk milde –cultuurschok, dan kan het kijken naar de overeenkomsten helpen om alles in perspectief te plaatsen en houvast te vinden.
En dan nu: applaus! Je hebt alle dagen doorgewerkt en veel geleerd over de Duitse manier van samenwerken en communiceren. Dat is een compliment waard!
Wij wensen je veel succes in Duitsland en zeggen “Tschüss” vanuit Aken!
Het team van het GrensInfoPunt
Texts by Ingeborg Lindhoud for GrenzInfoPunkt Aachen-Eurode at Region Aachen Zweckverband. All rights reserved.
